Sua empresa está crescendo e agora é hora de contratar. Neste momento fazer tudo certo é o melhor caminho para não gerar dor de cabeça no futuro.

Levaremos em conta que o processo seletivo já foi realizado – seja por você, por um especialista da área ou uma empresa de recrutamento e seleção – e que começará a burocracia!

Nesta faze terão documentos que precisam ser anotados, contratos que devem ser assinados, requisição de exames de admissão e tantos outros procedimentos que garantem que o funcionário mantenha uma jornada amparado por lei. Dessa forma, para muitos empreendedores, o processo de registro gera dúvidas, já que inclui uma série de direitos e deveres, tanto da parte do empregador como do futuro empregado.

O departamento de Recursos Humanos Bacelli Contabilidade tem muita prática e por isso iremos dividir agora um passo-a-passo com você:

Passo-a-passo para contratar seu funcionário

1 – Definição do tipo de contrato

A primeira providência que o empregador deve tomar é redigir um contrato de trabalho. Existem duas opções durante o processo de admissão:

a) Contrato de Experiência

É o tempo que o empregado ficará em experiência. Pode ser por um período determinado de 45 dias, podendo ser prorrogado por mais 45 dias, somando-se 90 dias. Durante os três meses de experiência, o colaborador tem direito a salário.

Caso após este período o empregador decida que não ficará com seus serviços, o empregado irá receber da empresa um quarto do 13º salário (25%) e as férias proporcionais. Via de regra, a empresa não será obrigada a pagar ao colaborador aviso prévio ou a multa de 40% por motivo de rescisão, como geralmente ocorre nos contratos de trabalho definitivos.

No entanto, os pré-requisitos anteriores devem ser rigorosamente cumpridos.

b) Contrato de trabalho por tempo indeterminado

Caso o empregador tenha gostado dos serviços do colaborador durante o contrato de experiência e não queira dispensá-lo, automaticamente ele se torna um contrato de trabalho. É preciso ficar atento após o encerramento do contrato de experiência.

Isso porque o empregador tem 48 horas, ou dois dias úteis, improrrogáveis, para fazer as anotações na carteira de trabalho do novo funcionário. Caso isso não aconteça, a empresa corre sérios riscos de ser autuada pela fiscalização, sendo penalizada com multas bem salgadas.

Portanto, o melhor a se fazer é não deixar essa tomada de decisão para a última hora. Pelo menos duas semanas antes de encerrar o período de experiência, defina se o empregado será contratado em definitivo ou não e já providencie os procedimentos necessários para sua efetivação ou para a dispensa.

2 – Requisite os documentos do empregado

Como é de responsabilidade do empregador a elaboração do contrato de trabalho, é fundamental que ele exija alguns documentos, como:

Carteira de Trabalho da Previdência Social – CTPS

O empregador não poderá ficar de posse dela por mais de 48 horas. Deverão ser anotadas na CTPS a data de admissão, a remuneração e condições especiais, caso houver. Para toda e qualquer alteração necessária deverá ser solicitada ao empregado a sua carteira novamente para registrar quaisquer eventos decorridos (tais como: férias, acidente de trabalho, alteração de cargos e salários, entre outros).

Certificado de alistamento militar

Para colaboradores do sexo masculino, maiores de 18 anos, deve ser solicitado o certificado de alistamento militar (CAM).

Exame admissional

Essa é uma exigência legal e obrigatória para todos os empregadores, devendo ser concedido pela empresa sem custos adicionais ao empregado. É através deste exame que será analisado se o trabalhador está apto ao serviço no momento em que for admitido. O não cumprimento dessa regra pode implicar em multas para a empresa e em problemas graves se o caso for levado à justiça trabalhista.

Certidão de Nascimento/Casamento e declaração de dependentes

É preciso que o empregador saiba quantos dependentes o empregado tem, já que será preciso declarar estas informações no seu Imposto de Renda ou para efeitos de outros benefícios, como assistência médica e odontológica. Por isso, é fundamental solicitar documentos como a Certidão de Nascimento ou a Certidão de Casamento, além da declaração de dependentes.

Requisição de vale-transporte

Por fim, o empregador deverá oferecer o benefício de vale-transporte e descontar uma pequena parcela do salário do trabalhador. Quanto ao valor, ele poderá ser pago em dinheiro ou com os próprios passes da empresa que presta serviços de transporte.

Do ponto de vista da empresa o oferecimento do benefício é obrigatório. Já do ponto de vista do empregado, cabe a ele decidir se aceitará ou não, podendo abrir mão do vale-transporte se assim julgar necessário.

Outros documentos necessários

Além dos documentos citados acima, que são considerados os mais importantes, recomenda-se ainda que a empresa solicite uma cópia de cada um dos itens abaixo:

• Cópia do Título de eleitor (exigido apenas para funcionários com mais de 18 anos);
• Cópia da Carteira de Identidade (RG);
• Cópia do Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Cópia do Comprovante de Escolaridade (informar o grau de instrução ou certificado de conclusão);
• Número de inscrição no PIS/PASEP;
• Cópia de comprovante de residência com CEP;
• Foto 3×4 colorida recente.

Adicionais em caso de salário-família

Para os casos em que é oferecido o salário-família, há ainda a exigência de dois outros documentos, ambos relacionados à vacinação e à frequência escolar dos filhos. São eles:

• Carteira de vacinação para filhos menores de 7 anos;
• Comprovante de frequência escolar para filhos maiores de 7 anos.

3 – Procedimentos Internos

Após coletar todos os documentos necessários, é chegado o momento de a empresa dar seguimento aos chamados procedimentos internos. É aqui que surgem as dúvidas da maioria dos empresários, especialmente naquelas empresas em que não há uma pessoa responsável por essas tarefas. Vamos ao passo a passo.

1. Registrar o vínculo empregatício na Carteira de Trabalho anotando as seguintes informações: dados do empregador, cargo, data de admissão, a remuneração e as condições especiais (se houver).
2. Preencher a Ficha ou Livro Registro de Empregado com os dados é uma exigência legal imposta ao empregador (Artigos 41 a 48 da CLT). Na dúvida, consulte um profissional de contabilidade para saber como fazer essa etapa do registro.
3. Devolver ao empregado a sua Carteira de Trabalho (CTPS) em 48 horas via protocolo de entrega. Tenha em mente que o protocolo de entrega é uma segurança legal para a sua empresa, caso posteriormente o empregado alegue que a CTPS não foi entregue dentro do prazo.
4. Elaborar um Contrato Individual de Trabalho que estabeleça por escrito as condições de trabalho, contendo expressamente: a data de início do contrato, a jornada de trabalho, horário de trabalho com intervalo para almoço ou jantar, o valor do salário, entre outras condições essenciais a um contrato de emprego.
5. Também é necessário realizar a assinatura da CTPS e do contrato de trabalho. Ressalta-se ainda a possibilidade de a empresa adotar o contrato de experiência, para saber qual será a aderência do empregado às suas funções. Mas atenção: o prazo máximo é de 90 dias, sendo vedado dividir o contrato em mais de uma prorrogação. Exemplos possíveis: 30 + 60 = 90 dias, 60 + 30 = 90 dias, 45 + 45 = 90 dias.
6. Elaborar de Acordo de Prorrogação e Compensação de Horas, indicando também de que forma isso será feito.
7. Preencher a Ficha de Salário-Família. Esse documento é utilizado para o pagamento de salário-família. Ele deve vir acompanhado da certidão de nascimento e da carteira de vacinação, e deve ser preenchido sempre que o empregado tiver dependente menor de 14 anos de idade ou nos casos específicos determinados pela previdência social. Para os filhos até 6 anos de idade, o empregado deverá apresentar o atestado de vacinação ou documento equivalente e para os filhos a partir de 7 anos de idade no mês de novembro e um comprovante de frequência escolar nos meses de maio e novembro. No caso de menor inválido que não frequenta a escola por motivo de invalidez, deve ser apresentado atestado médico que confirme este fato.
8. Preencher o Termo Responsabilidade de Salário-Família: faz parte da ficha de Salário-Família, servindo como declaração de responsabilidade pelas informações fornecidas pelo empregado.
9. Preencher a Declaração de dependentes para fins de IR na fonte: utilizado sempre que o empregado possuir dependentes para imposto de renda, devendo ser também assinada pelo cônjuge.
10. Preencher o Termo de Opção do Vale Transporte: é previsão legal que o empregador conceda meios de transporte para que o empregado possa se descolar da residência ao local de trabalho e vice-versa. Dessa forma, o Vale Transporte será concedido mediante uma declaração do empregado mencionando qual o tipo e quantidade de condução que usa diariamente. Pode o empregado também declarar que não precisa do Vale Transporte por usar outros meios para o deslocamento.
11. Por fim, solicitar o cadastramento, logo após a admissão, em qualquer agência da Caixa Econômica Federal. Para isso, basta ter em mãos o formulário de cadastramento (DCN) do novo funcionário ainda não cadastrado no PIS, que deverá ser preenchido em duas vias e entregue à Caixa.

Obrigações do empregador

O recolhimento do INSS (uma parte da previdência deverá ser paga pelo funcionário e a outra pela empresa), o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS (integralmente pago pelo empregador), além da Contribuição Sindical (paga pelo empregado), devem ser recolhidos pelo empregador.

Alguns documentos não podem ser exigidos no ato de admissão do novo colaborador. São eles:

• Certidão negativa do SERASA, SPC, cartórios de protestos ou outros assemelhados;
• Exame de HIV (Aids);
• Testes, exames, laudos ou qualquer outro tipo de procedimento que evidencie esterilização ou gravidez;
• Certidão negativa de processo trabalhista ajuizado;
• Informações sobre antecedentes criminais, salvo se a atividade laboral não guardar relação com algum crime.

Como informar o recolhimento de INSS e FGTS?

No modelo atual de Folha de Pagamento, o empregador necessita de um software de departamento pessoal para cadastrar funcionários, gerar a folha de pagamentos e entregar as obrigações mensais e acessórias ao governo.

Sem esse software de departamento pessoal, o empregador terá que criar um controle pessoal dos dados dos funcionários para enviar direto no aplicativo SEFIP da Caixa. É por essa razão que quase todas as empresas utilizam um programa para gerar a folha de pagamento.

Afinal, o recolhimento do INSS e do FGTS feito do governo pode ser calculado automaticamente e importado por meio de soluções como as que a Sage oferece. Caso contrário, o empreendedor terá que preencher manualmente todos os dados do aplicativo para ter acesso às guias de recolhimento e dispenderá muito tempo nessa tarefa. Trata-se de um gasto de tempo desnecessário e, por essa razão, recorrer a softwares específicos é o melhor caminho.

Os impactos do eSocial na folha de pagamento

O eSocial veio para ficar e desde o dia 1º de janeiro de 2018 passou a valer para muitas das empresas do Brasil. Esse é um projeto do Governo Federal para unificar o envio de informações pelo empregador sobre seus funcionários, ou seja, os impactos do eSocial na folha de pagamento são grandes.

O cronograma final de implantação do sistema vai até 2019, mas já a partir deste ano a maioria das empresas estão enquadradas entre as que foram contempladas com essa obrigatoriedade. Nesse artigo, vamos nos aprofundar um pouco mais nesse tema que é fundamental para qualquer empresário.

Unificação dos dados

O eSocial vale para todo mundo que contrata trabalhadores — empresas de todos os tamanhos, profissionais liberais, produtores rurais e patrões de empregados domésticos. Todos têm agora que utilizar o sistema para registrar eventos que se referem às relações trabalhistas. Isso inclui admissão, aviso prévio, desligamentos, licenças, remunerações e pagamentos.

As obrigações da informação em si não são novas, quanto a isso o eSocial não vai exigir nenhum comportamento novo. O que acontece é que, se antes a prestação de contas era feita em diversos sistemas e órgãos diferentes, agora tudo vai para um canal só. Ou seja, ficou mais simples.

Impostos simplificados com o eSocial

O novo sistema traz uma grande vantagem ao eliminar declarações e formulários hoje exigidos pela Caixa Econômica Federal, pelo Ministério do Trabalho e pela Previdência Social — como Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) e RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) entre muitos outros.

Como várias iniciativas recentes do Governo Federal (entre elas a própria figura do MEI e seu portal próprio), a criação do eSocial tem o principal objetivo de combater a sonegação. Ele também é importante para fazer aumentar o cumprimento de leis e obrigações trabalhistas, e, exatamente por isso, reduz a flexibilidade.

Mais rigidez na folha de pagamento

Com mais controle sobre as informações prestadas, a intenção do eSocial é garantir com mais força a concessão de direitos como abono salarial, benefícios previdenciários, FGTS e seguro-desemprego. Também existem impactos sobre outros itens:

• Contrato de experiência: será considerado contrato por prazo indeterminado assim que sejam passados 90 dias ou o período de experiência, independentemente de qualquer anotação na CTPS.
• Acidente de trabalho: qualquer acidente, resultando ou não no afastamento, também deve ser comunicado via eSocial.
• Cancelamento de aviso prévio: com o eSocial, ao comunicar o evento de aviso prévio, o sistema passa a aguardar o envio do evento da rescisão ou do cancelamento do aviso prévio. Assim, as empresas precisarão ficar de olho nessa rotina.